例えば、とある団体や会員制の集まりがあり、イベント・定例が定期的に行われる。そんな会はよくありますよね？
ところが、その出欠管理を電話やメール、LINE、あるいは口頭で伝えられて代理でエクセルに入力、、、
そんな地味な作業に手間がかかって困っていませんか？
「会員管理」「イベント管理」「請求管理」
これ、それぞれバラバラにやっているケースがかなり多いです。例えば、
会員はExcel
出欠はLINEやメール
請求は手作業
こんな感じ。
正直、この状態だとかなり非効率ですし、担当者はくたびれてしまいますよね。
今回、これらをまとめて管理できる
団体運営管理、出欠管理・請求管理アプリを実際に作ってみたので、
どんな機能があるのか紹介します。
ログイン（会員ごとに専用画面）
まずはログイン画面。
会員ごとにログイン
管理者とは別導線
この時点で「誰のデータか」が完全に分かれるので、
Excel管理よりかなり安全です。
ホーム画面（会員側ダッシュボード）
回答が必要な会合数
今年の参加回数
参加率
未確認の請求
自分に必要な情報だけ表示されます。
これだけで「今何やるべきか」が分かるので、
運営からの催促も減ります。
会合一覧（イベント管理）
会合一覧では、
定例会
特別会
文化会
などの種類ごとに管理できます。
それぞれに対して
日付
場所
参加費
ステータス（未回答 / 参加予定など）
が一目で分かるようになっています。
出欠登録（ユーザー操作）
会合を選ぶと、出欠登録画面。
ここでできるのはシンプルで、
参加
不参加
保留
の3択。
さらに
備考（遅刻・アレルギーなど）
も入力可能。
紙の出欠表やLINEのやり取りを完全に置き換えられます。
参加履歴（地味に重要）
過去の参加履歴も全部見れます。
ここが意外と重要で、
参加予定 → 実績の差分
欠席履歴
参加率
が可視化されます。
運営側の「誰がよく来てるか」管理にも使えます。
請求管理（ここがポイント）
月ごとの請求
未送付 / 送付済
金額
これらが一目で確認できます。
管理画面側からは、出欠データを元に、以下のように自動で請求が生成されます。
メールで一括送付も可能ですし、CSV一括ダウンロードもできるのでエクセルで加工したいという要望にも対応可能です。
請求書プレビュー
会合ごとの明細
合計金額
PDF出力
も可能。
👉 手作業での請求書作成が不要になります
出欠管理（受付）
当日の受付画面では、
全会員一覧表示
参加 / 欠席の切り替え
代理参加の管理
ができます。
紙のチェックリスト完全に不要になります。
一括操作
全員参加にする
予定外参加者追加
など、現場でよくある操作にも対応。
請求一括生成
受付で確定したデータをもとに
請求を一括生成
一括送信
まで可能。
「参加した人だけ請求」が自動で実現できます。
このアプリのポイント
今回作った中でポイントは3つです。
① 出欠と請求がつながっている
普通はここが分断されてます。
出欠 → Excel
請求 → 別管理
これを一体化しています。
② 会員ごとのUIがある
自分の参加状況
自分の請求
だけ見れる
ITに詳しくない人でも使いやすい
③ スマホ前提
ボトムメニュー
ワンタップ操作
管理者側も参加者側もスマホでもPCでも操作可能。
会員管理も「自社専用で作る」時代
こういったアプリは、少し前と比較すると、AI時代の今は圧倒的に低コストで開発可能になってきました。業務に合わせたシンプルな仕組みを作ることで、無理なく改善できるケースが増えています。
こうなってくると、開発会社に必要なのは「業務の理解」と「提案」のスキルです。
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